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Videosorveglianza in azienda: quando ci vuole una nuova autorizzazione?

Con la circolare n. 1881/2019 del 25 febbraio scorso l’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha chiarito in quali ipotesi il soggetto che subentra nella titolarità di una impresa già dotata di sistema di videosorveglianza deve provvedere a richiedere una nuova autorizzazione o a rinnovare gli accordi precedentemente raggiunti in sede sindacale.

Videosorveglianza sul luogo di lavoro: quando è lecita?

Fermo restando il generale divieto di effettuare controlli a distanza sui lavoratori, l’art. 4 della Legge n. 300 del 1970 (Statuto dei Lavoratori) consente l’installazione all’interno di una azienda di sistemi di videosorveglianza dai quali possa derivare anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori a condizione che il loro impiego sia finalizzato esclusivamente a:

– assolvere a particolari esigenze organizzative e produttive,

– garantire la sicurezza del lavoro oppure

– tutelare il patrimonio aziendale.

Per poter legittimamente installare un impianto di videosorveglianza all’interno di una azienda, oltre all’impiego dello stesso per una delle predette finalità, è altresì richiesto:

– il raggiungimento di uno specifico accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali;

– oppure, in caso di mancato accordo o di mancanza all’interno dell’azienda di rappresentanze sindacali unitarie o aziendali, il rilascio di apposita autorizzazione all’installazione ed all’utilizzo dell’impianto da parte dell’Ispettorato Territoriale del Lavoro competente.

In tali ipotesi il provvedimento autorizzativo verrà concesso, previa verifica della sussistenza di tutti i requisiti richiesti dalla normativa vigente, in seguito alla presentazione di un’apposita istanza, a cui deve essere allegata anche la relazione tecnica sul funzionamento dell’impianto.

Ciò premesso, occorre chiarire come si debba comportare il soggetto che subentra nella titolarità di una azienda già dotata di un sistema di videosorveglianza, precedentemente autorizzato o oggetto di accordo sindacale.

Ci si riferisce cioè alle ipotesi in cui si sia verificato un mutamento nella titolarità dell’azienda, a seguito per esempio di cessioni, fusioni, incorporazioni, affitto d’azienda o di ramo d’azienda.

Quando occorre procedere al rinnovo delle autorizzazioni di un impianto di videosorveglianza già esistente?

La circolare n. 1881/2019 dell’INL, ponendo fine alle incertezze sorte sul punto, ha chiarito quando è necessario procedere al rinnovo delle procedure di accordo in sede sindacale o delle autorizzazioni e quando, invece, è sufficiente limitarsi a rendere noto alle competenti sedi dell’Ispettorato Territoriale del Lavoro la sopravvenuta modifica della proprietà.

La necessità del rinnovo è determinata non dall’avvenuto mutamento nella titolarità dell’azienda ma da eventuali intervenute modifiche nei presupposti di fatto o nelle condizioni che avevano consentito l’installazione degli impianti al precedente titolare.

Per stabilire come debba comportarsi il nuovo titolare occorrerà in primo luogo accertare se gli impianti/strumenti erano stati installati dal precedente titolare osservando le procedure (accordo collettivo o autorizzazione) previste dall’art. 4 della L. n. 300/1970 e, in caso affermativo, occorrerà in secondo luogo verificare che non siano nel frattempo intervenuti mutamenti né nei presupposti legittimanti (v. sopra: esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro e tutela del patrimonio aziendale) né nelle modalità di funzionamento dell’impianto (es: n. telecamere, durata delle registrazioni e relativa modalità di accesso ecc.).

Cosa deve fare il nuovo titolare se non ci sono state le suddette variazioni?

Se l’impianto era stato precedentemente autorizzato dall’Ispettorato del Lavoro o era stato oggetto di accordo sindacale e non si è verificato nel frattempo alcun mutamento nei presupposti o nelle modalità di funzionamento, il titolare subentrante si potrà limitare a:

– comunicare all’Ufficio che l’ha rilasciato gli estremi del provvedimento di autorizzazione alla installazione degli impianti;

– rendere all’Ispettorato territorialmente competente una dichiarazione con la quale attesta che, con il cambio di titolarità, non sono mutati né i presupposti legittimanti il suo rilascio né le modalità di uso o le caratteristiche dell’impianto audiovisivo o dello strumento autorizzato.

Cosa deve fare invece il titolare in caso di variazioni?

Se invece il titolare subentrante dovesse constatare che l’impianto già installato non era stato autorizzato né da un accordo sindacale né dall’Ispettorato del Lavoro oppure che, pur in presenza di precedente accordo/autorizzazione, sono intervenute delle modifiche nei presupposti e/o nelle modalità di funzionamento, dovrà avviare nuovamente le procedure ex art. 4 L. n. 300/1970 (nuova autorizzazione o nuovo accordo sindacale).

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