Molte aziende prevedono un registro dei visitatori per l’accesso ai locali aziendali. Clienti, fornitori, consulenti o candidati all’assunzione devono non solo identificarsi all’ingresso, ma anche registrare l’ora di accesso, di uscita e firmare il registro (in alcuni caso la raccolta di dati è anche più.. abbondante).
Questa prassi è giustificata principalmente da ragioni di sicurezza, in quanto consente all’Azienda, in caso di emergenza, di sapere quante persone si trovano in ogni momento all’interno dei locali e di identificarle.
Ma può anche essere dettata da ragioni di tutale del patrimonio aziendale, ove ad esempio la “selezione all’ingresso” sia finalizzata a stabilire se l’accesso può essere autorizzato a meno.
Normalmente la registrazione è effettuata con supporto cartaceo ma non è infrequente che essa avvenga tramite strumenti elettronici, analoghi a quelli utilizzati per la rilevazione delle presenze dei lavoratori tramite badge.
Anche se spesso non si presta attenzione a questo aspetto, è importante ricordare che la raccolta di questi dati integra un trattamento di dati personali e come tale va trattata.
Innanzitutto, nel definire il format del registro (dunque i campi la cui compilazione è necessaria per ottenere il permesso di accesso), va valutata la finalità della raccolta, tenendo sempre presente che potranno essere raccolti solo i dati necessari al raggiungimento dello scopo perseguito (principio di minimizzazione) e vanno definiti i tempi di conservazione del registro prima della sua distruzione (ad. esempio, se lo scopo del registro è soltanto quello di monitorare le presenze all’interno dei locali aziendali per motivi di sicurezza, esso può essere eliminato con cadenza giornaliera/settimanale, salva la eventuale necessità di conservazione più a lungo per finalità di difese in giudizio).
In secondo luogo, chi compila il registro deve ricevere, preventivamente, una informativa sul trattamento dei dati personali raccolti, informativa che potrà anche essere semplicemente esposta in prossimità del registro stesso.
Infine, la tenuta del registro dei visitatori deve essere inserita nel registro delle attività di trattamento, che deve essere sempre tenuto aggiornato.
